Slim VERANDEREN, hoe pak je dat aan?

Veranderen lijkt een onvermijdelijke activiteit in deze wereld, en daarmee een populair onderwerp. Veel bedrijven, organisaties, afdelingen, en vooral mensen zijn er druk mee. En dus ook veel trainers en adviseurs.

Wat is nou een slimme methode om ‘het goede doel’ te formuleren, en inspirerend en effectief aan de slag te gaan met de beoogde verandering?
Lees hier mijn advies voor een eenvoudige, bewezen aanpak, die effectief te communiceren is, en zo tot een breed draagvlak kan leiden.

Tip-1: Hou het simpel.

Ik ga er van uit, dat je met een team aan het werk gaat, om een afdeling van een organisatie of bedrijf beter te maken. Of als start-up of zzp-er. Groot of klein, profit of non-profit, deze methode werkt altijd verfrissend en inspirerend.
Reken op twee halve dagen om dit voor elkaar te krijgen.

HOE

Dat veranderen kan in kleine stapjes, of in grotere projecten, waar je met een team je tanden in moet zetten. In ieder geval moet er een concreet doel worden geformuleerd, om ‘focus te houden tijdens de wedstrijd’ en na afloop het resultaat te kunnen vieren.
Je gaat met je team bedenken en uitwerken hoe je ‘van A naar B’ komt, met de B van Beter. Ik heb vier stappen gedefinieerd, en noem ze kort: ‘Canvas’, ‘SWOT’, ‘Kiezen’ en ‘Actieplan’.

Tip-2: Betrek alle belanghebbenden bij je veranderproject.

Vier stappen, drie platen

Stap 1: Canvas

We gaan van A naar B. Maar je bereikt natuurlijk alleen B als je eerst vaststelt wat je vertrekpunt A is. Dat doe je met het invullen van een ‘Canvas’, mijn afkorting voor het inmiddels wereldberoemde Business Model Canvas van Alexander Osterwalder. Niet alleen te gebruiken om de huidige situatie in beeld te brengen (ik noem dat het ‘Canvas-NU’), maar ook om de gewenste toekomstige situatie te schetsen.

Je stelt dus eerst vast waar je nu staat met de afdeling. Dat doe je door met het team een ‘Canvas te maken’. In korte en krachtige termen, in het schema met de negen hokjes, de negen vragen. (Vaak is het wel handig om er een korte toelichting bij te schrijven Eén A4-tje moet genoeg zijn).

Stap 2: SWOT-analyse

De tweede stap is ook weer het met kernwoorden invullen van een schema. Het is het klassieke plaatje van Sterk en Zwak, en van Kansen en Bedreigingen. Net als bij Canvas formuleer je die SWOT-oogst in kernachtige termen, en beperk je tot bijvoorbeeld drie bullets per hokje. Dat wordt je tweede ‘plaat’, bij voorkeur ook met een korte toelichting.

 

Stap 3: Kiezen!

Dat Canvas-NU en die SWOT-analyse samen moeten jou en je team op concrete ideeën brengen voor veranderingen, voor wat er beter kan. Dat kunnen kleine dingen zijn, maar ook grotere, zwaardere klussen. Maak een lijstje met bijvoorbeeld twee ‘kleine dingen’, en twee zwaardere, ambitieuzere zaken die jullie willen aanpakken. Dat kan van alles zijn, getriggerd door die SWOT-analyse: gaan werken aan een ‘Zwakte’, een ‘Kans’ verder uitwerken, of een ‘Bedreiging’ te lijf gaan.
Voorbeelden: het in kaart brengen van de door Corona ingegeven veranderingen, verbeteren van de relatie met de doelgroepen, meer omzet maken, nieuwe leden werven of het efficiënter maken van het werkproces.

Kun je die acties, die je wil gaan doen samenvatten in één ambitie, een strategisch doel met een heldere deadline? Da’s dan mooi voor de volgende stap:

Stap 4: Actieplan 

In het Actieplan formuleer je de deelprojecten. Per deelproject wordt het beoogde resultaat genoemd, wie het gaat doen, en wanneer het gereed moet zijn. Die zet je dus, net als bij het Canvas en de SWOT-analyse, op een groot vel. Dat noem je het Actieplan, je derde ‘plaat’.
Bovenaan de Actieplan-plaat zet je het strategisch doel, de ambitie.

---

Het resultaat: C-S-A
Na de werksessie(s) met je team heb je dus drie ‘platen aan de muur hangen (en/of PowerPoint-plaatjes): het Canvas-NU, de SWOT-analyse en het Actieplan.
Elk van die vellen vereist natuurlijk toelichting (en verdere uitwerking), maar de praktijk leert, dat je met goed gekozen kernwoorden heel veel duidelijk kunt maken.
Belangrijk ander resultaat: je hebt dit alles bereikt met je hele team, waarbij elke deelnemer een bijdrage heeft geleverd. Als het goed gegaan is, was het inspirerend, is er consensus  bereikt, en staat iedereen achter de geformuleerde verandering en de projectplannen. Bovendien kun je er uitstekend andere belanghebbenden over informeren en enthousiast voor maken.

Voilà, je hebt de C-S-A-methode te pakken!

Voor gratis handige sjablonen van de drie in te vullen ‘platen’, klik hier.